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Cuando tomas la decisión de alquilar una oficina, es esencial tener en cuenta diversos aspectos antes de firmar el contrato de alquiler. Negociar y entender el acuerdo es fundamental para asegurar que en el proceso no haya complicaciones.
Aquí, analizamos los aspectos más importantes que debes tener en cuenta antes de alquilar una oficina.
Legislación aplicable para alquilar una oficina
El primer paso es comprender la legislación que se aplica. En España, los arrendamientos de oficinas están regulados por la Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos (LAU). La LAU establece que los contratos de alquiler de oficinas se rigen principalmente por la voluntad de las partes. Esto significa que las condiciones pueden variar según el acuerdo entre arrendador y arrendatario.
En la Ley de Arrendamiento Urbanos se distinguen dos tipos de arrendamientos:
- Los arrendamientos de vivienda: que están destinados a satisfacer las necesidades de vivienda del inquilino.
- Los arrendamientos de uso distinto a la vivienda: que se aplican en propiedades utilizadas para actividades comerciales, profesionales o industriales.
En este artículo vamos a hacer hincapié en el segundo caso.
Información que debes pedir para alquilar una oficina
Antes de firmar el contrato de arrendamiento, es aconsejable pedir cierta información y documentos:
- Nota simple de la oficina: Obtén este documento en el Registro de la Propiedad para verificar detalles como la superficie, la titularidad y las cargas de la propiedad.
- Nota simple de la sociedad propietaria: Pide esta información en el Registro Mercantil para conocer más sobre la entidad propietaria.
- Aspectos contractuales: Infórmate y negocia con el propietario sobre la renta, la duración, las garantías, las responsabilidades de obras, los servicios, la posibilidad de cesión y subarriendo, entre otros.
Puntos clave que debes saber para alquilar una oficina
Duración del Contrato
La duración del contrato de alquiler de oficina puede variar y se acuerda entre las partes. Generalmente, los contratos tienen una duración de 3 a 5 años. Además, se suele establecer un período de «obligado cumplimiento» de 2 a 3 años, durante el cual, si decides rescindir el contrato, debes pagar una indemnización al arrendador.
Actualización de la Renta para el alquiler de una oficina
La actualización de la renta puede acordarse de diferentes maneras, como la aplicación del Índice de Precios al Consumo (IPC) anual, IPC más un porcentaje adicional o la determinación de la renta de mercado con la ayuda de expertos independientes.
Gastos e Impuestos Asociados
En muchos casos, los inquilinos de oficinas deben pagar los gastos de comunidad, además de la renta. También es posible que debas asumir impuestos como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles o la tasa de basuras. Antes de firmar, es crucial conocer estos costes adicionales y cómo se distribuyen.
Cesión y Subarriendo
Por lo general, se prohíbe la cesión y el subarriendo en los contratos de alquiler de oficina. Sin embargo, en algunas situaciones, puede permitirse la cesión o el subarriendo a empresas del mismo grupo empresarial, lo que podría incluir cláusulas que permitan al arrendador ajustar la renta en estas circunstancias.
Regulación de Obras
El tema de las obras es importante, especialmente si necesitas realizar adaptaciones en la oficina. Asegúrate de que el contrato incluya una autorización explícita del propietario para llevar a cabo estas obras, junto con detalles precisos de los trabajos a realizar.
Garantías para el Propietario
Además de la fianza legal de dos mensualidades de renta, es común pactar otras garantías, como avales bancarios, depósitos en garantía, cartas de patrocinio o avales de administradores, dependiendo de las circunstancias y la negociación entre las partes.
Seguros necesarios para el inquilino al alquilar una oficina
Al alquilar una oficina, existen varios seguros que debes considerar adquirir para proteger tus intereses y garantizar una operación comercial segura y sin preocupaciones.
Seguro de Responsabilidad Civil General
El seguro de responsabilidad civil general es esencial para cualquier inquilino de oficina. Esta póliza cubre los daños causados a terceros o sus propiedades mientras están en tu lugar de trabajo. Por ejemplo, si un cliente se lesiona en tu oficina o sufre daños a sus pertenencias debido a la negligencia de tu empresa, el seguro de responsabilidad civil general ayudará a cubrir los costos legales y las indemnizaciones.
Seguro de Propiedad Comercial
El seguro de propiedad comercial protege los activos físicos de tu empresa, como muebles, equipos, inventario y otros bienes. En caso de incendio, robo u otros eventos cubiertos, esta póliza ayudará a cubrir los costos de reparación o reemplazo de tus activos.
Seguro de Interrupción del Negocio
El seguro de interrupción del negocio es crucial para mantener la estabilidad financiera de tu empresa en caso de que se produzca una interrupción significativa debido a un desastre natural u otro evento. Esta póliza cubre los ingresos perdidos y los gastos operativos durante el período en que tu empresa no puede operar normalmente.
Consejos para contratar un seguro de alquiler
Para contratar un seguro de alquiler, es esencial considerar los siguientes aspectos:
- Estudiar las modalidades de renta disponibles, como fija, variable o escalonada, según el tipo de negocio que se establecerá en el local.
- Aclarar los detalles de las obras necesarias para adaptar el local al negocio, incluyendo fotos, planos y definir si el período de obras conlleva pago de renta.
- Verificar si el local tiene el certificado de eficiencia energética, ya que una baja calificación puede resultar en costos de consumo más altos de lo esperado.
Explorar todas las variables en el proceso de alquiler de oficinas puede ser abrumador, por eso es crucial buscar la orientación de profesionales con experiencia en el campo.
